Никто компанией ехать не собирается - поедет один человек сдавать четыре комплекта документов. Вопрос заключался как составить заявление на прием документов, если семья 4 и более человек (в заявление можно указать только трех лиц), а сдавать поедет кто-то один. Ведь в том году по телефону записывали всех кому нужно оформлять визу, а не только того кто приедет. Так что если следовать этой логике, то записаны через сайт должны быть тоже все.
На сайте вы заполняете НЕ ЗАЯВЛЕНИЕ, а резервируете возможное время прихода для сдачи документов